De fleste presseinvitasjoner ender som pressemeldinger om et arrangement, og de fleste arrangementer er ikke en sak. Det er verdt å ta innover seg før du skriver: at dere holder en konferanse, åpner et kontor eller markerer et jubileum, angår sjelden noen utenfor. Da er invitasjonen bortkastet, og bedre erstattet av en pressemelding etterpå med gode bilder.
En invitasjon har bare mening når noe skjer der som ikke kan formidles i en e-post: et menneske som kan intervjues, noe som kan fotograferes, en hendelse som skjer i det øyeblikket. Er det på plass, er invitasjonen enkel.
Det invitasjonen skal svare på
Journalisten bestemmer seg ut fra fire ting, i denne rekkefølgen:
- Hva skjer, og hvorfor angår det leserne mine? Ikke «offisiell åpning», men hva som åpner, for hvem, og hva det betyr for stedet.
- Hvem kan jeg snakke med der? Navn og roller. En statsråd, en ordfører, en person saken handler om. «Ledelsen vil være til stede» er ingen.
- Hva kan jeg fotografere eller filme? Klipping av snor er ikke et bilde. En maskin som starter, en person i arbeid, et sted som vises for første gang — det er et bilde.
- Når, hvor, og hvor lenge? Klokkeslett for det som faktisk skjer, ikke for mottakelsen. Journalisten kommer til øyeblikket og går.
Svarer invitasjonen ikke på alle fire innen tittel og første avsnitt, blir den ikke lest videre.
Malen
Presseinvitasjon: Første helelektriske ferje på sambandet Kvinnherad–Stord settes i drift 24. oktober
Fredag 24. oktober klokka 10.00 går MF «Folgefonn» sin første avgang med passasjerer fra Sunde kai. Ferja erstatter to dieselferjer og fjerner 3 400 tonn CO₂ i året, ifølge Skyss.
Tid: Fredag 24. oktober, oppmøte 09.30, avgang 10.00. Overfarten tar 35 minutter; retur 11.15.
Sted: Sunde ferjekai, Kvinnherad.
Til stede for intervju: Samferdselsministeren, fylkesordføreren, kapteinen på første avgang, og Anne Haugland, pendler fra Husnes som har tatt sambandet daglig i 22 år.
Foto og film: Ferja legger til 09.45 og kan filmes fra kaien og om bord. Maskinrom og bro er åpne 09.30–09.55.
Praktisk: Parkering ved kaien. Gi beskjed innen torsdag 23. oktober, så holdes plass om bord.
Kan du ikke komme? Bilder og korte intervjuer i lyd og video sendes ut klokka 12.00 samme dag. Kapteinen er tilgjengelig på telefon fra 12.30.
Kontakt: Kari Nordmann, kommunikasjonssjef, Skyss, 900 00 000, kari@skyss.no
Foto: Ola Nordmann / Skyss
Eksempelet er konstruert, men se på formen: hendelsen først, med tall og kilde. Personene med navn og hvorfor de er interessante. Bildet beskrevet som et bilde. Klokkeslett for det som faktisk skjer. Og et tilbud til dem som ikke kommer — som er de fleste.
Når den sendes
- Første gang: én til to uker før. Tidligere for riksmedier, som planlegger lenger fram. Senere blir det ikke plass i vaktplanen.
- Påminnelse dagen før, om morgenen. Kort, med de fire svarene gjentatt. Det er denne som avgjør for de fleste.
- Ring de tre viktigste. En invitasjon er den ene sjangeren der telefonen er riktig. Én samtale med den journalisten som dekker feltet, veier mer enn tjue e-poster.
Legg hendelsen på en ukedag, på formiddagen, og sjekk kalenderen: ikke samme dag som kommunestyret, statsbudsjettet eller en stor lokal begivenhet. Tidspunktet har sin egen artikkel.
Dem som ikke kommer
Det er de fleste. En lokalredaksjon med fire journalister kan ikke sende én til en åpning som varer halve dagen. Regn med det, og gjør invitasjonen til to tilbud:
- Kom. Alt over.
- Få det tilsendt. Bilder i full oppløsning, korte intervjuer i lyd, gjerne noen sekunder video, og en pressemelding — sendt samme dag, innen redaksjonens deadline. Legg til at hovedpersonen kan ringes på et bestemt tidspunkt.
Det andre tilbudet gir ofte flere oppslag enn det første. Det bør planlegges like nøye: hvem tar bildene, hvem skriver meldingen, når går den ut.
Det som gjør invitasjonen unødvendig
Noen arrangementer skal ikke ha presse, og det er ikke en fornærmelse. Interne samlinger, kundeseminarer, en messe dere deltar på, et jubileum uten en historie — der er journalisten en gjest som skriver om noe annet enn dere ville. Send heller en pressemelding etterpå hvis noe der viste seg å være en sak. Er du usikker, gjelder samme prøve som alltid: hvem andre enn dere bryr seg om at dette skjer? Vurderingen står her.
Ofte stilte spørsmål
Hva er forskjellen på en presseinvitasjon og en pressemelding?
Pressemeldingen forteller en nyhet som kan brukes som den er. Invitasjonen ber journalisten komme til et sted og tidspunkt fordi noe skjer der som ikke kan sendes i en e-post: en person å intervjue, noe å fotografere. Invitasjonen er en tjenestemelding, ikke en nyhet.
Hvor lang tid før arrangementet bør invitasjonen sendes?
Én til to uker før, tidligere for riksmedier. Send en kort påminnelse morgenen før, og ring dem som betyr mest.
Hva gjør jeg hvis ingen journalister kommer?
Send det du hadde planlagt uansett: bilder i full oppløsning, det beste sitatet fra dagen og en pressemelding, samme dag. Tilby hovedpersonen på telefon. De fleste oppslag fra arrangementer lages av journalister som ikke var der.
Skal jeg bruke samme mal som for pressemeldingen?
Nei. Invitasjonen svarer på hva, hvem, hva som kan fotograferes, og når. Pressemeldingen svarer på hva som skjedde, med sitat og fakta. De skrives hver for seg, den ene før og den andre etter.